Privacyverklaring

Inleiding
ASVZ verwerkt persoonsgegevens en is op grond van de Algemene Verordening Gegevensverwerking, kortweg: AVG (Europese Verordening: 2016/679) verantwoordelijk voor de verwerking van deze gegevens zoals in de AVG voorgeschreven is.

Onder verwerking van persoonsgegevens wordt volgens de AVG verstaan alles wat er met persoonsgegevens gedaan kan worden, zoals: verzamelen, vastleggen, ordenen, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, aan derden verstrekken, enzovoorts.

Gegevens zijn persoonsgegevens als iemand bij name wordt genoemd of als uit de gegevens zonder veel moeite de identiteit van de betrokkene te herleiden valt. Dit is de ‘betrokkene’. De AVG maakt onderscheid tussen algemene persoonsgegevens (zoals naam, geboortedatum en adres) en bijzondere persoonsgegevens (zoals met betrekking tot de gezondheid, geloofsovertuiging, seksuele geaardheid en de dergelijke). Bijzondere persoonsgegevens zijn altijd gevoelige persoonsgegevens, maar niet alle gevoelige persoonsgegevens zijn ‘bijzonder’, zoals het BSN nummer.

De AVG schrijft voor welke informatie over de verwerking van persoonsgegevens aan betrokkenen gegeven moet worden. Die informatie staat in deze verklaring.

Gegevens ASVZ
Postadres: Postbus 121, 3360 AC SLIEDRECHT
Bezoekadres: Touwbaan 1, 3363 WB SLIEDRECHT
Mailadres: info@asvz.nl
KvK-nummer: 24369841

Doel verklaring en toelichting
ASVZ geeft met deze verklaring inzicht in haar gebruik van persoonsgegevens op www.asvz.nl en alle aan deze website gerelateerde domeinen.

Deze privacyverklaring is van toepassing op iedereen die de website en alle aan deze website gerelateerde domeinen bezoekt of op enige wijze hiermee communiceert en/of gegevens achterlaat.

ASVZ heeft zich ertoe verbonden de AVG na te komen onder meer door met deze verklaring aan haar informatieplicht op grond van artikel 13 van de AVG te voldoen en zorg te dragen voor passende technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van de verzamelde en verwerkte gegevens.

Voor vragen naar aanleiding van deze verklaring kan contact opgenomen worden met: fg@asvz.nl

Wijze van gegevens verzamelen
ASVZ verzamelt op de volgende manieren persoonsgegevens via de website:

• door middel van cookies worden er persoonsgegevens verzameld die door ons worden gebruikt voor het optimaliseren van de website en voor analytische doeleinden. Zo verzamelen we het aantal websitebezoekers en de duur van een bezoek (bijvoorbeeld door Google Analytics).
• wanneer u een contact- of aanmeldformulier op de website invult, of ons een e-mail stuurt, dan worden de gegevens die u ons toestuurt bewaard zolang dit nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan. De gegevens worden alleen gebruikt met het doel zoals omschreven in het formulier. Voor meer informatie, zie het vervolg van deze verklaring.
• Eventuele foto’s, video’s, berichten en/of andere uitingen van betrokkenen zijn of worden alleen geplaatst na expliciete toestemming van de betrokkene of diens vertegenwoordiger.
  

Hoe veilig zijn mijn persoonsgegevens bij ASVZ?
Wij hebben maatregelen genomen om te voorkomen dat uw persoonsgegevens worden gestolen, verloren gaan of op een andere wijze onrechtmatig worden verwerkt. Zo werken wij onder meer met veilige verbindingen en encryptie. Voor allen die uit hoofde van hun functie gegevens mogen raadplegen en eventueel verder verwerken geldt dat deze gegevens alleen via een dubbele authenticatie toegankelijk zijn. Ook rust op hen de plicht tot geheimhouding.

Daarnaast geldt dat wij de door u verstrekte persoonsgegevens nooit aan derden verstrekken, tenzij wet en regelgeving ons hiertoe verplichten, (onder omstandigheden; een noodsituatie bv.) ons hiertoe de bevoegdheid geven of uw hiervoor toestemming gegeven heeft.

Categorieën betrokkenen
Bij het verwerken van gegevens maakt ASVZ onderscheid tussen de verschillende categorieën van personen ten aanzien van wie gegevens verwerkt worden. Voor elke categorie worden dezelfde vragen gesteld en beantwoord. Daarna volgt nog informatie die in principe voor alle categorieën van betrokkenen hetzelfde is.

Cliënten
1. Welke gegevens verwerkt ASVZ?
Algemene persoonsgegevens zoals naam, geboortedatum en contactgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zoals met betrekking tot de gezondheid van de cliënt, de geboden zorg en/of ondersteuning en alle overige informatie die noodzakelijk is voor de uitoefening van goed zorgverlenerschap.

2. Wat is de grondslag en het doel van de gegevensverwerking?
Bij aanmelding via deze website is het doel om te beoordelen of ASVZ aan de zorgvraag kan voldoen op basis van de zelf gegeven informatie (= met toestemming). Na in het zorg komen is dit in het kader van het nakomen van de zorgovereenkomst en/of de daarmee samenhangende contractuele of wettelijke verplichtingen.

3. Wie ontvangen de verwerkte gegevens?
Bij ASVZ mogen medewerkers alleen persoonsgegevens verwerken als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden. Bij aanmelding is dat bijvoorbeeld een klantadviseur en gedragsdeskundige.
Nadat een cliënt in zorg gekomen is, zijn dat de medewerkers die uit hoofde van hun functie bij de zorg betrokken zijn, waaronder begeleiders en behandelaren. Alle medewerkers, waaronder ook stagiaires, vrijwilligers, ZZP-ers, van ASVZ hebben een geheimhoudingsplicht.

We kunnen cliëntgegevens ook verwerken voor promotie- of marketingdoeleinden. Bijvoorbeeld om te informeren over nieuwe zorgvormen, producten of diensten of om beter op wensen in te spelen.

ASVZ kan cliëntgegevens, nadat hier toestemming voor gegeven is, tevens gebruiken voor het doen van wetenschappelijk onderzoek binnen de medisch ethische kaders.

In een aantal gevallen is ASVZ verplicht om cliëntgegevens te verwerken. Deze verplichtingen staan bijvoorbeeld in de zorgwetten (zoals de jeugdwet, de Wkkgz, de Wgbo en de Wlz). De wettelijke plicht en niet de toestemming of de met de cliënt gesloten zorgovereenkomst is dan de grondslag van verwerking van gegevens. Het gaat dan bv om contact met de zorgverzekering of eventueel jeugdzorg.

4. Wat is de bewaartermijn of het criterium dat ASVZ voor bewaren hanteert?
ASVZ bewaart persoonsgegevens van cliënten zorgvuldig, niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verwerkt en conform de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

ASVZ bewaart cliëntgegevens vanaf het moment van aanmelding tot twintig jaar na beëindiging van de zorg. Dit conform de Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO) en de Wet zorg en dwang (Wzd). In uitzonderingssituaties langer of korter.

Komt na aanmelding (binnen korte tijd) geen zorgovereenkomst tot stand? Dan kan ASVZ deze gegevens met toestemming bewaren voor de wachtlijst en/of het opnieuw activeren van een zorgvraag.

Voor meer informatie verwijzen we je naar de folder 'Jouw gegevens en ASVZ' op onze website. Hierin vind je de belangrijkste elementen van de privacyverklaring op een eenvoudige manier uitgelegd.

Medewerkers en andere werkers
Medewerkers zijn degenen die op basis van een arbeidsovereenkomst voor ASVZ werkzaam zijn. Andere werkers zijn stagiaires, ZZP-ers, uitzendkrachten, vrijwilligers en bv ook de aan ASVZ uitgeleende krachten op basis van detachering of uitwisseling. Voor alle betrokkenen geldt hetgeen hieronder vermeld wordt, tenzij anders aangegeven wordt.

1. Welke gegevens verwerkt ASVZ?
Bij het sluiten van een (arbeids-) overeenkomst worden alle persoonsgegevens die voor het uitvoering geven aan de overeenkomst noodzakelijk zijn verwerkt. Dat begint met wat bij aanmelding als sollicitant is overlegd (zie sollicitanten). Daaraan worden de arbeidsovereenkomst, een kopie van het ID-bewijs, diploma’s, gespreksverslagen, eventuele studieovereenkomsten en -resultaten en het verzuimdossier aan toegevoegd. Een en ander voor zover bestaand.

Voor degenen die niet bij ASVZ in dienst zijn (ZZP-ers, stagiaires enz) worden alleen die gegevens verwerkt die voor de uitvoering van de overeenkomst noodzakelijk zijn, zoals NAW-en contactgegevens, maar soms ook bankgegevens en declaraties voor betalingen en in voorkomende gevallen een kopie-ID bewijs en diploma’s.

2. Wat is de grondslag en het doel van de gegevensverwerking?
Voor allen is grondslag primair de arbeids- of een andere overeenkomst en het doel ervan het nakomen van deze overeenkomst.

Voor een aantal gegevens is ASVZ verplicht om deze te verwerken. Deze verplichtingen staan bijvoorbeeld in de sociale- of belastingwetgeving, op basis waarvan bepaalde gegevens met het UWV en de belastingdienst worden gedeeld (verzuim- en inkomensgegevens). De wettelijke plicht en niet de bestaande overeenkomst is in die gevallen de grondslag van verwerking van gegevens.

3. Wie ontvangen de verwerkte gegevens?
Persoonsgegevens worden opgenomen in het personeelsdossier of het dossier waartoe de leidinggevende of coördinator (in geval van vrijwilligers of stagiaires) over beschikt. Van medewerkers zijn de persoonsgegevens voor de leidinggevende beschikbaar voor zover de leidinggevende deze nodig heeft om leiding te geven (de arbeidsovereenkomst, gespreksverslagen, het verzuimdossier e.d.). Voor de salarisadministratie is alleen beschikbaar dat wat nodig is om de salarisbetaling te kunnen uitvoeren (de arbeidsovereenkomst, financiële afspraken, soms loonbeslagen, onkostendeclaraties e.d.). Tot slot hebben HR-functionarissen toegang tot dossiers van de leidinggevenden waarvoor ze werken.

4. Wat is de bewaartermijn of het criterium dat ASVZ voor bewaren hanteert?
De relevante zaken uit het personeelsdossier (de arbeidsovereenkomst, eventueel het verzuimdossier en zaken die de grondslag voor betalingen zijn) worden tot 7 jaar na beëindiging van de overeenkomst bewaard. Voor niet-medewerkers wordt dit een beperkte tijd gedaan, namelijk 1 jaar of met toestemming dan wel (in geval van betalingen) voor zover dit fiscaal voorgeschreven is eventueel langer (7 jaar).

Sollicitanten

1. Welke gegevens verwerkt ASVZ?
De gegevens die jijzelf invult of uploadt ten behoeve van de selectie voor een (mogelijk) openstaande functie bij ASVZ: opleiding-, ervaring- en contactgegevens, eventueel ook referenties en dergelijke.

2. Wat is de grondslag en het doel van de gegevensverwerking?
Bij sollicitatie via deze website is de grondslag de toestemming. Het doel is om op basis van de aangereikte gegevens tot een selectie van kandidaten en uiteindelijk een eventuele aanstelling te komen. Wanneer het tot aanstelling komt zal de overeenkomst de grondslag zijn. Zie: medewerkers.

3. Wie ontvangen de verwerkte gegevens?
Alleen die medewerkers die uit hoofde van hun functie (of contractuele verbintenis met ASVZ) bij de selectie betrokken zijn. Dat zijn leidinggevenden, HR-functionarissen en eventueel ook opleidingsfunctionarissen. Op allen rust de plicht tot geheimhouding en het verbod de gegevens niet voor andere doeleinden te gebruiken dan hier aangegeven is.

4. Wat is de bewaartermijn of het criterium dat ASVZ voor bewaren hanteert?
Maximaal vier weken na beëindiging van de sollicitatieprocedure tenzij met jouw toestemming langer afgesproken is of wordt (maximaal een jaar).

Overige betrokkenen
Onder overige betrokkenen worden verstaan allen waarmee ASVZ een relatie onderhoudt anders dan uit hoofde van de functie van betrokkene. Dus bijvoorbeeld niet de contactpersoon van een leverancier van wie alleen zakelijke gegevens bekend zijn, maar bv wel een ouder of verwant van een cliënt.

1. Welke gegevens verwerkt ASVZ?
In principe gaat het alleen om contactgegevens met vermelding van de betrokkenheid bij welke cliënt of situatie.

2. Wat is de grondslag en het doel van de gegevensverwerking?
Niet de uitvoering van een overeenkomst of wettelijke plicht, wel de vrijwillig en derhalve met toestemming gegeven informatie.

3. Wie ontvangen de verwerkte gegevens?
Alleen zij die uit hoofde van hun functie met de hier genoemde betrokkene(n) te maken heeft.

4. Wat is de bewaartermijn of het criterium dat ASVZ voor bewaren hanteert?
Beperkt, maximaal een jaar na einde contact, tenzij er eerder geen grondslag voor bewaren meer is (verzoek tot wissen wat gehonoreerd moet worden) of juist een grondslag tot langer bewaren (bv een gerechtvaardigd belang (zie hieronder).

Nadere informatie over de grondslagen voor verwerking van persoonsgegevens

Grondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens zoals die hiervoor zijn benoemd, zijn:

• De toestemming;
• Het uitvoering geven aan een overeenkomst;
• Een wettelijke plicht.

Aan het geven van toestemming is het recht verbonden deze toestemming in te trekken. Het geheel of gedeeltelijk intrekken van een eerder gegevens toestemming kan echter wel gevolgen hebben voor de (on)mogelijkheid om uitvoering te geven aan een bestaande overeenkomst. Informeer daarom eerst naar de mogelijke gevolgen voordat een toestemming ingetrokken wordt.

Behalve de hierboven genoemde drie grondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens kent de AVG (voor zover voor ASVZ van belang/ van toepassing) nog de volgende twee grondslagen:

• Een gerechtvaardigd belang: bv het langer bewaren van gegevens dan wettelijk voorgeschreven of in strijd met het verzoek tot wissen geboden is (bv een lopende claim); in dat geval zal ASVZ dit gemotiveerd kenbaar maken;
• Een vitaal belang: bv indien sprake is van noodsituatie waarin – tegen de normale regels in – derden informatie gegeven wordt over uw verblijf, bv de brandweer of een ambulancedienst.
  
  

Welke rechten heb ik als betrokkene?

1. Recht op informatie en inzage: Als de betrokkene wil weten welke gegevens we hebben, kan dat opgevraagd worden.

2. Recht op correctie/verwijdering: indien betrokkene van mening is dat bepaalde gegevens niet kloppen, dan kan een verzoek tot wijziging, aanvulling of verwijdering van gegevens gedaan worden.

3. Recht op beperking: In sommige gevallen kan ASVZ gevraagd worden om de verwerking van persoonsgegevens tijdelijk te staken. Dit kan onder andere in afwachting van een correctieverzoek of de beoordeling van een bezwaar.

4. Recht op bezwaar: er kan bezwaar maken tegen een bepaalde verwerking van persoonsgegevens door ASVZ. In dat geval zal ASVZ beoordelen of aan dat bezwaar tegemoet kan komen.

5. Recht op overdraagbaarheid: Op verzoek kan ASVZ de door jou aan ASVZ verstrekte gegevens rechtstreeks overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

Voor het uitoefenen van een recht kan een mail verzonden worden aan: fg@asvz.nl

LET OP: In alle gevallen kan ASVZ om een identificatie vragen alvorens tot het beantwoorden van een vraag of verzoek wordt overgegaan. Daarna ontvangt u uiterlijk binnen één maand een reactie van ons.

Daarnaast bestaat er het recht om een klacht over de wijze van verwerking van zijn of haar persoonsgegevens door ASVZ in te dienen bij ASVZ en/of de toezichthoudende autoriteit: de Autoriteit Persoonsgegevens (AP): https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/

Cookies
ASVZ maakt gebruik van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. Je kunt je afmelden voor deze cookies door jouw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. ASVZ gebruikt de volgende cookies:

• Functionele cookies: dit zijn cookies die noodzakelijk zijn voor de technische werking van de website van ASVZ. Dit zijn analytische cookies die geen inbreuk maken op jouw privacy.
• Google Analytics: ASVZ neemt Google Analytics af van Google. Dit is een dienst die cookies op onze website plaatst. ASVZ krijgt van Google rapportages over de wijze waarop van onze website gebruikt wordt gemaakt. Hierdoor kan ASVZ de kwaliteit en effectiviteit van de website meten. ASVZ gebruikt Google Analytics op de door de Autoriteit Persoonsgegevens voorgeschreven wijze. ASVZ deelt geen persoonsgegevens met Google.

Wijziging privacyverklaring
ASVZ behoudt zich het recht om, naar aanleiding van gewijzigde inzichten, ervaringen, een gerechtelijke uitspraak of wetswijzigingen deze verklaring aan te passen. Indien daarvan sprake is zullen betrokkenen daarover in zijn algemeenheid worden geïnformeerd.

Sliedrecht, juli 2023